Il deposito del bilancio d’esercizio

PREMESSA

Il bilancio d’esercizio di società di capitali ed enti equiparati, successivamente all’approvazione, deve essere depositato a cura degli amministratori presso il competente Registro delle Imprese, nel rispetto di specifici termini e modalità.

In particolare, per effetto di quanto disposto dall’articolo 2435 del Codice Civile, è necessario provvedere al deposito:

• del bilancio d’esercizio (Stato patrimoniale, Conto economico e Nota integrativa) unitamente alla Relazione sulla gestione (se presente), alla Relazione del Collegio sindacale (se esistente) ovvero del soggetto incaricato della revisione legale (se diverso dal Collegio sindacale) ed al verbale di approvazione del bilancio;
• dell’elenco soci, se variato rispetto alla situazione esistente alla data di approvazione del bilancio dell’esercizio precedente, solo per S.p.A. e S.a.p.a. non quotate.     

Il deposito dei predetti documenti va effettuato entro 30 giorni dall’approvazione del bilancio d’esercizio. Per individuare tale termine è necessario considerare quanto segue:

• per il bilancio chiuso al 31.12.2022 l’approvazione è prevista entro il 30.04.2023 (120 giorni dalla chiusura dell’esercizio) ovvero il 29.06.2023 (180 giorni dalla chiusura dell’esercizio) se si è in presenza di particolari esigenze connesse con la struttura e l’oggetto della società, sempreché lo statuto lo consenta;
• i giorni festivi vanno conteggiati nel computo dei 30 giorni;
• i 30 giorni vanno calcolati a partire dal giorno successivo all’approvazione;
• se il termine cade di sabato o giorno festivo, la presentazione è considerata tempestiva se effettuata il primo giorno lavorativo successivo, come disposto dall’articolo 3, D.P.R. 558/99.

In questo intervento si analizzano gli aspetti e le tematiche di maggior interesse legate al deposito del bilancio d’esercizio delle società di capitali ed enti equiparati.

IL DEPOSITO DEL BILANCIO

Il bilancio va depositato nel formato XBRL, come disposto dal D.P.C.M. 10.12.2008, ossia nel rispetto della c.d. “tassonomia”, in base alla quale la classificazione delle voci contabili è univocamente individuata da un’etichetta (c.d. tag) cui è associato un insieme di informazioni che ne qualificano i riferimenti normativi, i criteri di presentazione e le possibili traduzioni in lingue diverse.

Il bilancio d’esercizio deve obbligatoriamente contenere:

• Stato patrimoniale,
• Conto economico,
• Rendiconto finanziario,
• Nota integrativa.

Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata e in forma “super semplificata” (c.d. micro imprese), ai sensi degli articoli 2435-bis e 2435-ter del Codice civile, sono esonerate dalla redazione del Rendiconto finanziario. Va inoltre considerato che le sopracitate società non sono tenute a redigere la Relazione sulla gestione qualora nella Nota integrativa siano riportate le informazioni di cui ai numeri 3) e 4), comma 3, articolo 2428 del Codice civile.

Le società che redigono il bilancio in forma super semplificata sono esonerate anche dalla redazione della Nota integrativa se, in calce allo Stato patrimoniale, riportano le informazioni di cui ai numeri 9) e 16), comma 1, articolo 2427 del Codice civile.

Nel caso in cui la tassonomia non fosse compatibile, per la particolare situazione della società, con i principi di chiarezza, correttezza e veridicità ai sensi dell’articolo 2423 del Codice civile, in aggiunta al formato XBRL, è possibile allegare lo Stato patrimoniale, il Conto economico, il Rendiconto finanziario e/o la Nota integrativa in formato PDF/A.

In tal caso l’istanza XBRL deve contenere le informazioni (introduzione, tabelle, parte conclusiva) presenti nella Nota integrativa allegata in formato PDF/A, con la dichiarazione di conformità. Il doppio deposito non è necessario in presenza di differenze esclusivamente formali tra il documento approvato e quello in formato XBRL poiché in tal caso non si determina la nullità della delibera dei soci (vedi sentenza Corte d’Appello di Torino del 24/08/2000).

AMBITO OGGETTIVO E SOGGETTIVO

Si analizzano, nella seguente tabella, le tipologie di bilancio che devono essere obbligatoriamente redatte tramite la tassonomia XBRL.

TIPOLOGIA DI BILANCIO	OBBLIGO  XBRL
bilancio d’esercizio (in forma ordinaria, abbreviata, micro-impresa), anche per le società in liquidazionebilancio consolidatosituazione patrimoniale dei consorzi con attività esterna (Stato patrimoniale, Conto economico e Nota integrativa)situazione patrimoniale dei contratti di rete di imprese con soggettività giuridica, fondo patrimoniale e organo comune	SI
bilancio finale di liquidazionesituazioni patrimoniali e finanziarie allegate ai progetti di fusione e scissionebilancio consolidato di società di persone i cui soci sono società di capitalibilancio sociale delle imprese socialibilancio consolidato sociale per gruppi di imprese socialibilancio di società estere con sede secondaria in Italia	NO
Il formato XBRL va utilizzato per Stato patrimoniale, Conto economico e Rendiconto finanziario.

Quanto all’ambito soggettivo di applicazione, i soggetti obbligati e non alla presentazione del bilancio in formato XBRL sono i seguenti.

TIPOLOGIA DI SOGGETTO	OBBLIGO XBRL
Società di capitali (srl, spa, sapa, società cooperative)consorzi con attività esterna, per il deposito della situazione patrimoniale	SI
società non quotate, che redigono, per obbligo facoltà, il bilancio (anche consolidato) in conformità ai Principi contabili internazionali (IAS / IFRS omologati nello spazio giuridico europeo)società quotate (comprese, oltre quelle con azioni quotate, anche quelle dotate di altri strumenti finanziari a listino, come ad esempio, obbligazioni), tenute dal 2021 a redigere il bilancio secondo lo standard europeo ESEF (formato xhtml integrato). In caso di presentazione del bilancio consolidato redatto secondo i principi IAS / IFRS, va utilizzata una modalità “mista”, in formato zip, utilizzando apposite marcature in XBRL nell’xhtmlsocietà di assicurazione e riassicurazionebanche ed istituti finanziariconsorzi confidisocietà controllate e quelle incluse nel bilancio consolidato redatto dalle predette società escluse	NO

MODALITA’ DI DEPOSITO

Il deposito del bilancio va effettuato:

• al competente Registro delle Imprese, individuato in base all’ubicazione della sede legale, in caso di società o consorzio, o della sede secondaria, in caso di società estera;
• in via telematica ovvero su supporto informatico completo di firma digitale. Non può essere presentato alcun modello o documento cartaceo.

Per il deposito del bilancio è possibile utilizzare il software reso disponibile dalla CCIAA per il tramite del sito web https://dire.registroimprese.it/. Da quest’anno tale modalità è utilizzabile sia se l’elenco soci non è variato rispetto all’anno precedente, o non deve essere depositato, sia se è necessario comunicare l’aggiornamento dell’elenco soci.

Se, alternativamente alla tassonomia XBRL, viene utilizzato un altro supporto informatico (es. CD-ROM, USB, etc.) sottoscritto con firma digitale, lo stesso deve:

• contenere tutti i documenti richiesti in formato digitale (XBRL per Stato patrimoniale, Conto economico, Rendiconto finanziario e Nota integrativa mentre PDF/A per tutti gli altri documenti);
• essere consegnato direttamente alla CCIAA o          inviato tramite posta (a mezzo raccomandata A/R).

A tal fine, all’indirizzo http://www.registroimprese.it/deposito-bilanci, ovvero sul sito Telemaco all’indirizzo https://mypage.infocamere.it/, è disponibile il software “TEBENI” che consente di:

• verificare la correttezza formale del file XBRL (rispetto della tassonomia, quadratura delle voci, etc.). Tale procedura “garantisce il superamento dei controlli specifici nell’istruttoria camerale“;
• visualizzare l’istanza XBRL in formato “html o PDF” posto che “per sua natura non risulta leggibile o interpretabile direttamente” e trasformare i prospetti contabili in formato “csv”.

I documenti che devono essere obbligatoriamente depositati sono i seguenti:

• Stato patrimoniale
• Conto economico
• Rendiconto finanziario
• Nota integrativa
• Relazione sulla gestione (ove necessaria)
• Relazione del collegio sindacale (ove necessaria)
• Relazione di revisione (ove necessaria)
• Verbale di assemblea di approvazione del bilancio.

I primi 4 elementi devono essere depositati con la tassonomia XBRL, mentre i restanti devono essere depositati in formato PDF/A. Qualora anche i primi 4 elementi non possano essere depositati in formato XBRL, è ammesso il deposito in formato PDF/A se la tassonomia XBRL è incompatibile con la situazione aziendale. In caso di esonero dalla presentazione del bilancio in formato XBRL è necessario depositare in formato PDF/A:

• un file per il prospetto contabile e la Nota integrativa;
• un file per ogni altro documento allegato.

Qualora il bilancio fosse approvato con decisione dei soci, mediante consultazione scritta o consenso espresso per iscritto, ossia senza una formale delibera assembleare, in luogo del verbale assembleare va allegata, in formato PDF/A la copia delle decisioni assunte da ciascun socio, dalle quali risulti chiaramente l’approvazione del bilancio.

SOTTOSCRIZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI

A prescindere dalla modalità utilizzata (invio telematico o supporto informatico), i documenti informatici da depositare devono essere sottoscritti con firma digitale, dai seguenti soggetti:

• amministratore: l’apposizione della firma digitale sui file contenenti il bilancio (in formato XBRL) e gli altri documenti allegati (compresa la distinta) è effettuata, in generale, dall’amministratore della società ovvero dal legale rappresentate in carica al momento del deposito del bilancio. A tal fine almeno uno degli amministratori della società deve essere in possesso dell’apposita smart card ovvero business key.
• professionista incaricato (Dottore Commercialista): se il deposito del bilancio è affidato ad un professionista abilitato ai sensi dell’articolo 31, commi 2-quater e 2-quinquies, Legge 340/2000, è sufficiente la presenza della sola firma digitale dello stesso. Va evidenziato che:
  • se il professionista non è in possesso del certificato di sottoscrizione con ruolo deve inserire nel modello XX “NOTE” la seguente dicitura “Il sottoscritto …………………., iscritto all’Albo dei Dottori commercialisti e degli Esperti contabili di …………………….. al n. ………, dichiara, ai sensi degli artt. 46 e 47 del DPR n. 445/2000, di non avere provvedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall’esercizio dell’attività professionale, e di essere stato incaricato dal legale rappresentante pro-tempore della società all’assolvimento del presente adempimento come previsto dall’art. 31 della Legge n. 340/2000“;
  • se il professionista è in possesso del certificato di ruolo può omettere i dati della relativa iscrizione e riportare la seguente dicitura “Il sottoscritto ………………… dichiara, ai sensi dell’art. 46 del DPR n. 445/2000, di essere stato incaricato dal legale rappresentante pro-tempore della società all’assolvimento del presente adempimento“.

L’incarico per il deposito del bilancio, conferito al professionista dal legale rappresentante della società deve risultare da un documento da conservare presso la sede sociale oppure può essere ricompreso, come specificato dal Ministero delle Attività Produttive nella Circolare 20.4.2004, n. 3575/C, anche in una procura avente un oggetto più ampio, “eventualmente conferita ai … professionisti per l’espletamento di incarichi ulteriori tra i quali sia inclusa – ed indicata in modo chiaro ed univoco – la facoltà di deposito (e attestazione) del bilancio”.

Se l’invio telematico è effettuato dall’amministratore per il tramite di un intermediario, sulla distinta deve essere apposta anche la firma digitale di quest’ultimo;

• rappresentante dell’amministratore (o liquidatore) ossia procuratore speciale dotato di smart-card o business-key: l’incarico di deposito del bilancio può essere conferito anche ad un soggetto dotato di smart card mediante “procura speciale” ai sensi dell’articolo 38, D.P.R. 445/2000. Tale modalità consente ai soggetti tenuti al deposito del bilancio che non sono in possesso della smart-card o business key, di effettuare l’invio telematico del bilancio e degli allegati.

A tal fine, è necessario verificare se la competente CCIAA accetti il deposito con procura posto che, a seguito della soppressione disposta dal D.lgs. 183/2021 della possibilità di utilizzo del modello cartaceo di procura speciale firmata “manualmente”, le CCIAA stanno gradualmente “abbandonando” tale modalità. Così, ad esempio, relativamente al deposito del bilancio 2022 la procura speciale risulta non ammessa dalle CCIAA di Padova, Treviso-Belluno, Vicenza, Venezia-Rovigo, Ferrara, Piacenza, Parma, Modena, Bologna, Ravenna, Roma, Milano-Monza Brianza-Lodi, Torino, Firenze, Napoli, Palermo-Enna, CCIAA dell’Umbria e CCIAA delle Marche.

• notaio: la sottoscrizione digitale dei documenti può essere apposta anche da un notaio utilizzando l’apposito certificato di firma (certificato di ruolo).

Ulteriore aspetto da considerare è la dichiarazione di conformità dei documenti presentati. Infatti, se il bilancio XBRL       è sottoscritto digitalmente da un amministratore o da un liquidatore della società, non è richiesta la dichiarazione di conformità; se viene  presentato da un professionista incaricato, il firmatario deve apporre nella sezione “Nota integrativa parte finale” o, per le micro-imprese, nella sezione “Dichiarazione di conformità del bilancio“, la seguente dichiarazione “Il/la sottoscritto/a ………………… ai sensi dell’art. 31 comma 2-quinquies della Legge n. 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la società“. Tale dichiarazione va aggiunta in ogni altro documento presentato alla CCIAA competente.

APPROVAZIONE DEL BILANCIO CON DISTRIBUZIONE UTILI

Qualora, in sede di approvazione del bilancio, sia deliberata anche la distribuzione dell’utile dell’esercizio, il relativo verbale va registrato presso l’Agenzia delle Entrate previo versamento con Modello F24 dell’imposta di registro in misura fissa pari a Euro 200.

A seguito della modifica apportata all’articolo 13, D.P.R. 131/86, ad opera dell’articolo 14, D.L. 73/2022, c.d. “Decreto Semplificazioni”, il termine per la registrazione del presente verbale è passato da 20 a 30 giorni dalla data dell’assemblea.

Per la registrazione deve essere utilizzato il Modello 69, per il quale è necessaria la delega da parte del rappresentante legale della società in caso di presentazione tramite altro soggetto, allegando il documento d’identità del rappresentante legale.

MODULO S – ELENCO SOCI

Come di consueto, all’invio del bilancio in formato XBRL deve seguire, ove richiesto, l’invio del modello S – elenco soci.

A tal fine, l’applicativo “DIRE” permette l’invio del bilancio d’esercizio con il modello “S” sia se l’elenco soci non è variato rispetto all’anno precedente, o non deve essere depositato, sia se è necessario comunicare l’aggiornamento dell’elenco soci.

Tale elenco va depositato:

• esclusivamente da S.p.A., S.a.p.a., società consortili per azioni e confidi;
• qualora lo stesso sia variato rispetto alla situazione esistente alla data di approvazione del bilancio dell’esercizio precedente.

Come evidenziato nel Manuale, l’elenco va riferito alla data di approvazione del bilancio e deve riportare:

• l’indicazione delle azioni possedute da ciascun socio nonché dei soggetti diversi titolari o beneficiari di vincoli sulle partecipazioni;
• l’indicazione analitica delle annotazioni effettuate nel libro soci tra la data di approvazione del bilancio di riferimento e quella di approvazione del bilancio dell’esercizio precedente.

L’elenco soci, da allegare al modello B, va presentato utilizzando il modulo S.

In assenza di variazioni è possibile confermare l’elenco dell’anno precedente selezionando la casella “conferma elenco soci … precedente“.

DIRITTI DI SEGRETERIA E IMPOSTA DI BOLLO

L’importo dei diritti di segreteria dovuti alla CCIAA è differenziato a seconda della modalità di deposito utilizzata. In particolare, come previsto dal DM 17.6.2010, gli stessi risultano pari a:

• 90 euro, per il deposito effettuato su supporto informatico;
• 60 euro, in caso di utilizzo della modalità telematica,

maggiorati di 2,30 euro, come stabilito dal DM 16.2.2023.

Nella tabella che segue, un riepilogo degli importi relativi ai diritti di segreteria addebitabili in caso di pratiche di deposito bilanci presso le CCIAA competenti.

Modalità deposito bilancio	Diritti di segreteria
Invio telematico	€ 62,30 comprensivi del diritto di segreteria relativo al deposito dell’elenco soci, se presentato congiuntamente al bilancio. Se l’elenco soci è presentato separatamente dal bilancio, è dovuto il versamento di ulteriori € 62,30.
Supporto informatico (CD-ROM, USB) con firma digitale	€ 92,30 comprensivi del diritto di segreteria relativo al deposito dell’elenco soci, se presentato congiuntamente al bilancio. Se l’elenco soci è presentato separatamente dal bilancio, è dovuto il versamento di ulteriori € 92,30.
N.B. È opportuno verificare presso la competente CCIAA: la possibilità di depositare l’elenco soci separatamente al bilancio;l’importo richiesto per il deposito dell’elenco soci separatamente dal bilancio (alcune CCIAA prevedono importi diversi rispetto a quelli indicati).

Per il deposito del bilancio 2022, l’imposta di bollo è confermata nella misura di 65 euro comprensivi dell’imposta dovuta sia per la domanda di deposito sia per la documentazione allegata.

Si rammenta che l’imposta di bollo è dovuta anche dalle cooperative, comprese le cooperative edilizie, come precisato dalla DRE Emilia Romagna nel Parere 20.1.2006, n. 990-2854/2006 e confermato dalla DRE Lombardia nel Parere 2.2.2007, n. 7550/2007. Sono comunque escluse dall’imposta di bollo le cooperative sociali.

Per le società di persone (Snc o Sas) interamente possedute da società di capitali (spa, sapa, srl) i diritti di segreteria sono pari a 62,30 Euro mentre l’imposta di bollo è pari a 59 Euro.

A seconda del sistema utilizzato per il deposito del bilancio, il versamento dei diritti di segreteria e dell’imposta di bollo va effettuato utilizzando le seguenti modalità differenziate:

• TelemacoPay, a scalare su un conto prepagato, al momento della protocollazione da parte della CCIAA;
• PagoPA
• allo sportello, ove consentito.

Il bollo virtuale può essere assolto dal professionista, previa presentazione all’Agenzia delle Entrate dell’apposita dichiarazione o tramite la CCIAA; i documenti informatici dovranno quindi riportare la seguente dicitura “Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite la Camera di Commercio di ………………… Autorizzazione numero …………….…….… del ……………….. emanata da ……………………“.

RETTIFICA DI UN BILANCIO GIA’ DEPOSITATO

Nel caso in cui si riscontri l’errata od omessa compilazione di parti di un bilancio già depositato, è possibile provvedere alla relativa rettifica. Il deposito del nuovo bilancio va effettuato con modalità differenziate a seconda delle seguenti due fattispecie:

• bilancio approvato dall’assemblea è corretto ma la copia depositata è errata per presenza di errori formali che non incidono sul contenuto del bilancio approvato: va effettuato un nuovo deposito, senza elenco soci, completo di tutta la documentazione;

bilancio approvato dall’assemblea sostanzialmente errato: va effettuato un nuovo deposito, con elenco soci, completo di tutta la documentazione.